规划质量管理是识别项目及其可交付成果的质量要求和/或标准,并书面描述项目将如何证明符合质量要求的过程。本过程的主要作用是,为整个项目中如何管理和确认质量提供了指南和方向。图8-3描述本过程的输入、工具与技术和输出,图8-4是本过程的数据流向图。
图8-3 规划质量管理:输入、工具与技术和输出
图8-4 规划质量管理的数据流向图
质量规划应与其他规划过程并行开展。例如,为满足既定的质量标准而对可交付成果提出变更建议,就可能导致成本或进度计划调整,并需要就该变更对相关计划的影响进行详细风险分析。
本节讨论项目中最常用的质量规划技术。在特定项目或应用领域中,还可采用许多其他质量规划技术。
8.1.1 规划质量管理:输入
8.1.1.1 项目管理计划
见4.2.3.1节。项目管理计划被用于制定质量管理计划。用于制定质量管理计划的信息包括(但不限于):
范围基准。范围基准(见5.4.3.1节)包括:
○ 项目范围说明书。项目范围说明书包括项目描述、主要项目可交付成果及验收标准。产品范围通常包含技术问题细节及会影响质量规划的其他事项,这些事项应该已经在项目的规划范围管理过程中得以定义。验收标准的界定可能导致质量成本并进而导致项目成本的显著增加或降低。满足所有的验收标准意味着发起人和客户的需求得以满足。
○ 工作分解结构(WBS)。WBS识别可交付成果和工作包,用于考核项目绩效。
○ WBS词典。WBS词典提供WBS要素的详细信息。
进度基准。进度基准记录经认可的进度绩效指标,包括开始和完成日期(见6.6.3.1节)。
成本基准。成本基准记录用于考核成本绩效的、经过认可的时间间隔(见7.3.3.1节)。
其他管理计划。这些计划有利于整个项目质量,其中可能突出与项目质量有关的行动计划。
8.1.1.2 干系人登记册
见13.1.3.1节。干系人登记册有助于识别对质量有特别兴趣或影响的那些干系人。
8.1.1.3 风险登记册
见11.2.3.1节。风险登记册包含可能影响质量要求的各种威胁和机会的信息。
8.1.1.4 需求文件
见5.2.3.1节。需求文件记录项目应该满足的、与干系人期望有关的需求。需求文件中包括(但不限于)项目(包括产品)需求和质量需求。这些需求有助于项目团队规划将如何开展项目质量控制。
8.1.1.5 事业环境因素
见2.1.5节。可能影响规划质量管理过程的事业环境因素包括(但不限于):
政府法规;
特定应用领域的相关规则、标准和指南;
可能影响项目质量的项目或可交付成果的工作条件或运行条件;
可能影响质量期望的文化观念。
8.1.1.6 组织过程资产
见2.1.4节。可能影响规划质量管理过程的组织过程资产包括(但不限于):
组织的质量政策、程序及指南。执行组织的质量政策是高级管理层所推崇的,规定了组织在质量管理方面的工作方向。
历史数据库;
以往阶段或项目的经验教训。
8.1.2 规划质量管理:工具与技术
8.1.2.1 成本效益分析
达到质量要求的主要效益包括减少返工、提高生产率、降低成本、提升干系人满意度及提升赢利能力。对每个质量活动进行成本效益分析,就是要比较其可能成本与预期效益。
8.1.2.2 质量成本(COQ)
质量成本包括在产品生命周期中为预防不符合要求、为评价产品或服务是否符合要求,以及因未达到要求(返工),而发生的所有成本。失败成本常分内部(项目内部发现的)和外部(客户发现的)两类。失败成本也称为劣质成本。图8-5给出了每类质量成本的一些例子。
图8-5 质量成本
8.1.2.3 七种基本质量工具
七种基本质量工具,也称7QC工具,用于在PDCA循环的框架内解决与质量相关的问题。如图8-7所示,七种基本质量工具是:
因果图,又称鱼骨图或石川图。问题陈述放在鱼骨的头部,作为起点,用来追溯问题来源,回推到可行动的根本原因。在问题陈述中,通常把问题描述为一个要被弥补的差距或要达到的目标。通过看问题陈述和问“为什么”来发现原因,直到发现可行动的根本原因,或者列尽每根鱼骨上的合理可能性。要在被视为特殊偏差的不良结果与非随机原因之间建立联系,鱼骨图往往是行之有效的。基于这种联系,项目团队应采取纠正措施,消除在控制图中呈现的特殊偏差。
流程图,也称过程图,用来显示在一个或多个输入转化成一个或多个输出的过程中,所需要的步骤顺序和可能分支。它通过映射SIPOC模型(见图8-6)中的水平价值链的过程细节,来显示活动、决策点、分支循环、并行路径及整体处理顺序。流程图可能有助于了解和估算一个过程的质量成本。通过工作流的逻辑分支及其相对频率,来估算质量成本。这些逻辑分支,是为完成符合要求的成果而需要开展的一致性工作和非一致性工作的细分。
图8-6 SIPOC模型
核查表,又称计数表,是用于收集数据的查对清单。它合理排列各种事项,以便有效地收集关于潜在质量问题的有用数据。在开展检查以识别缺陷时,用核查表收集属性数据就特别方便。用核查表收集的关于缺陷数量或后果的数据,又经常使用帕累托图来显示。
帕累托图,是一种特殊的垂直条形图,用于识别造成大多数问题的少数重要原因。在横轴上所显示的原因类别,作为有效的概率分布,涵盖100%的可能观察结果。横轴上每个特定原因的相对频率逐渐减少,直至以“其他”来涵盖未指明的全部其他原因。在帕累托图中,通常按类别排列条形,以测量频率或后果。
直方图,是一种特殊形式的条形图,用于描述集中趋势、分散程度和统计分布形状。与控制图不同,直方图不考虑时间对分布内的变化的影响。
控制图,用来确定一个过程是否稳定,或者是否具有可预测的绩效。根据协议要求而制定的规范上限和下限,反映了可允许的最大值和最小值。超出规范界限就可能受处罚。上下控制界限不同于规范界限。控制界限根据标准的统计原则,通过标准的统计计算确定,代表一个稳定的过程的自然波动范围。项目经理和干系人可基于计算出的控制界限,发现须采取纠正措施的检查点,以便预防非自然的绩效。纠正措施旨在维持一个有效过程的自然稳定性。对于重复性过程,控制界限通常设在离过程均值(0西格玛)±3西格玛的位置。如果(1)某个数据点超出控制界限,或(2)连续7个点落在均值上方,或(3)连续7个点落在均值下方,就认为过程已经失控。控制图可用于监测各种类型的输出变量。虽然控制图最常用来跟踪批量生产中的重复性活动,但也可用来监测成本与进度偏差、产量、范围变更频率或其他管理工作成果,以便帮助确定项目管理过程是否受控。
散点图,又称相关图,标有许多坐标点(X,Y),解释因变量Y相对于自变量X的变化。相关性可能成正比例(正相关)、负比例(负相关)或不存在(零相关)。如果存在相关性,就可以画出一条回归线,来估算自变量的变化将如何影响因变量的值。
图8-7 七种基本质量工具示意图
8.1.2.4 标杆对照
标杆对照是将实际或计划的项目实践与可比项目的实践进行对照,以便识别最佳实践,形成改进意见,并为绩效考核提供依据。
作为标杆的项目可以来自执行组织内部或外部,或者来自同一应用领域。标杆对照也允许用不同应用领域的项目做类比。
8.1.2.5 实验设计
实验设计(DOE)是一种统计方法,用来识别哪些因素会对正在生产的产品或正在开发的流程的特定变量产生影响。DOE可以在规划质量管理过程中使用,以确定测试的数量和类别,以及这些测试对质量成本的影响。
DOE也有助于产品或过程的优化。它用来降低产品性能对各种环境变化或制造过程变化的敏感度。该技术的一个重要特征是,它为系统地改变所有重要因素(而不是每次只改变一个因素)提供了一种统计框架。通过对实验数据的分析,可以了解产品或流程的最优状态,找到显著影响产品或流程状态的各种因素,并揭示这些因素之间存在的相互影响和协同作用。例如,汽车设计师可使用该技术来确定悬架与轮胎如何搭配,才能以合理成本取得最理想的行驶性能。
8.1.2.6 统计抽样
统计抽样是指从目标总体中选取部分样本用于检查(如从75张工程图纸中随机抽取10张)。抽样的频率和规模应在规划质量管理过程中确定,以便在质量成本中考虑测试数量和预期废料等。
统计抽样拥有丰富的知识体系。在某些应用领域,项目管理团队可能有必要熟悉各种抽样技术,以确保抽取的样本能代表目标总体。
8.1.2.7 其他质量管理工具
为定义质量要求并规划有效的质量管理活动,也可使用其他质量规划工具,包括(但不限于):
头脑风暴。用于产生创意的一种技术(将在11.2.2.2节定义)。
力场分析。显示变更的推力和阻力的图形。
名义小组技术。先由规模较小的群体进行头脑风暴,提出创意,再由规模较大的群体对创意进行评审。
质量管理和控制工具。对已识别的活动进行相互关联和排序的一组工具(将在8.2.2.1节定义)。
8.1.2.8 会议
项目团队可以召开规划会议来制定质量管理计划。参会人员可以包括项目经理、项目发起人、选定的项目团队成员、选定的干系人、负责项目质量管理活动(规划质量管理、实施质量保证或控制质量)的人员,以及需要参加的其他人员。
8.1.3 规划质量管理:输出
8.1.3.1 质量管理计划
质量管理计划是项目管理计划的组成部分,描述将如何实施组织的质量政策,以及项目管理团队准备如何达到项目的质量要求。
质量管理计划可以是正式或非正式的,非常详细或高度概括的。其风格与详细程度取决于项目的具体需要。应该在项目早期就对质量管理计划进行评审,以确保决策是基于准确信息的。这样做的好处是,更加关注项目的价值定位,降低因返工而造成的成本超支金额和进度延误次数。
8.1.3.2 过程改进计划
过程改进计划是项目管理计划的子计划或组成部分(见4.2.3.1节)。过程改进计划详细说明对项目管理过程和产品开发过程进行分析的各个步骤,以识别增值活动。需要考虑的方面包括:
过程边界。描述过程的目的、过程的开始和结束、过程的输入输出、过程责任人和干系人。
过程配置。含有确定界面的过程图形,以便于分析。
过程测量指标。与控制界限一起,用于分析过程的效率。
绩效改进目标。用于指导过程改进活动。
8.1.3.3 质量测量指标
质量测量指标专用于描述项目或产品属性,以及控制质量过程将如何对属性进行测量。通过测量,得到实际数值。测量指标的可允许变动范围称为公差。例如,对于把成本控制在预算的±10%之内的质量目标,就可依据这个具体指标测量每个可交付成果的成本并计算偏离预算的百分比。质量测量指标用于实施质量保证和控制质量过程。质量测量指标的例子包括准时性、成本控制、缺陷频率、故障率、可用性、可靠性和测试覆盖度等。
8.1.3.4 质量核对单
核对单是一种结构化工具,通常具体列出各项内容,用来核实所要求的一系列步骤是否已得到执行。基于项目需求和实践,核对单可简可繁。许多组织都有标准化的核对单,用来规范地执行经常性任务。在某些应用领域,核对单也可从专业协会或商业性服务机构获取。质量核对单应该涵盖在范围基准中定义的验收标准。
8.1.3.5 项目文件更新
可能需要更新的项目文件包括(但不限于):
干系人登记册(见13.1.3.1节);
责任分配矩阵(见9.1.2.1节)
WBS和WBS词典