制定进度计划是分析活动顺序、持续时间、资源需求和进度制约因素,创建项目进度模型的过程。本过程的主要作用是,把进度活动、持续时间、资源、资源可用性和逻辑关系代入进度规划工具,从而形成包含各个项目活动的计划日期的进度模型。图6-16描述本过程的输入、工具与技术和输出,图6-17是本过程的数据流向图。
图6-16 制定进度计划:输入、工具与技术和输出
图6-17 制定进度计划的数据流向图
制定可行的项目进度计划,往往是一个反复进行的过程。基于准确的输入信息,使用进度模型来确定各项目活动和里程碑的计划开始日期和计划完成日期。在本过程中,需要审查和修正持续时间估算与资源估算,创建项目进度模型,制定项目进度计划,并在经批准后作为基准用于跟踪项目进度。一旦活动的开始和结束日期得到确定,通常就需要由分配至各个活动的项目人员审查其被分配的活动,确认开始和结束日期与资源日历没有冲突,也与其他项目或任务没有冲突,从而确认计划日期的有效性。随着工作进展,需要修订和维护项目进度模型,确保进度计划在整个项目期间一直切实可行,见6.7节。
有关进度规划的更多信息,参阅《进度计划实践标准》(Practice Standard for Scheduing)。
6.6.1 制定进度计划:输入
6.6.1.1 进度管理计划
见6.1.3.1节。进度管理计划规定了用于制定进度计划的进度规划方法和工具,以及推算进度计划的方法。
6.6.1.2 活动清单
见6.2.3.1节。活动清单明确了需要在进度模型中包含的活动。
6.6.1.3 活动属性
见6.2.3.2节。活动属性提供了创建进度模型所需的细节信息。
6.6.1.1 项目进度网络图
见6.3.3.1节。项目进度网络图中包含用于推算进度计划的紧前和紧后活动的逻辑关系。
6.6.1.5 活动资源需求
见6.4.3.1节。活动资源需求明确了每个活动所需的资源类型和数量,用于创建进度模型。
6.6.1.6 资源日历
见9.2.3.2节和12.2.3.3节。资源日历规定了在项目期间的资源可用性。
6.6.1.7 活动持续时间估算
见6.5.3.1节。活动持续时间估算是完成各活动所需的工作时段数,用于进度计划的推算。
6.6.1.8 项目范围说明书
见5.3.3.1节。项目范围说明书中包含了会影响项目进度计划制定的假设条件和制约因素。
6.6.1.9 风险登记册
见11.2.3.1节。风险登记册中的所有已识别风险的详细信息及特征,会影响进度模型。
6.6.1.10 项目人员分派
见9.2.3.1节。项目人员分派明确了分配到每个活动的资源。
6.6.1.11 资源分解结构
见6.4.3.2节。资源分解结构提供的详细信息,有助于开展资源分析和情况报告。
6.6.1.12 事业环境因素
见2.1.5节。事业环境因素包括(但不限于):
标准;
沟通渠道;
用以创建进度模型的进度规划工具。
6.6.1.13 组织过程资产
见2.1.4节。能够影响制定进度计划过程的组织过程资产包括(但不限于):进度规划方法论和项目日历。
6.6.2 制定进度计划:工具与技术
6.6.2.1 进度网络分析
进度网络分析是创建项目进度模型的一种技术。它通过多种分析技术,如关键路径法、关键链法、假设情景分析和资源优化技术等,来计算项目活动未完成部分的最早和最晚开始日期,以及最早和最晚完成日期。某些网络路径可能含有路径汇聚或分支点,在进行进度压缩分析或其他分析时应该加以识别和利用。
6.6.2.2 关键路径法
关键路径法是在进度模型中,估算项目最短工期,确定逻辑网络路径的进度灵活性大小的一种方法。这种进度网络分析技术在不考虑任何资源限制的情况下,沿进度网络路径顺推与逆推分析,计算出所有活动的最早开始、最早结束、最晚开始和最晚结束日期,如图6-18所示。在这个例子中,最长的路径包括活动A、C和D,因此,活动序列A—C—D就是关键路径。关键路径是项目中时间最长的活动顺序,决定着可能的项目最短工期。由此得到的最早和最晚的开始和结束日期并不一定就是项目进度计划,而只是把既定的参数(活动持续时间、逻辑关系、提前量、滞后量和其他已知的制约因素)输入进度模型后所得到的一种结果,表明活动可以在该时段内实施。关键路径法用来计算进度模型中的逻辑网络路径的进度灵活性大小。
在任一网络路径上,进度活动可以从最早开始日期推迟或拖延的时间,而不至于延误项目完工日期或违反进度制约因素,就是进度灵活性,被称为“总浮动时间”。正常情况下,关键路径的总浮动时间为零。在进行PDM排序的过程中,取决于所用的制约因素,关键路径的总浮动时间可能是正值、零或负值。关键路径上的活动被称为关键路径活动。总浮动时间为正值,是由于逆推计算所使用的进度制约因素要晚于顺推计算所得出的最早结束日期;总浮动时间为负值,是由于持续时间和逻辑关系违反了对最晚日期的制约因素。进度网络图可能有多条次关键路径。许多软件包允许用户自行定义用于确定关键路径的参数。为了使网络路径的总浮动时间为零或正值,可能需要调整活动持续时间(通过增加资源或缩减范围)、逻辑关系(针对选择性依赖关系)、提前量和滞后量,或其他进度制约因素。一旦计算出路径的总浮动时间,也就能确定相应的自由浮动时间。自由浮动时间是指在不延误任何紧后活动最早开始日期或不违反进度制约因素的前提下,某进度活动可以推迟的时间量。例如,图6-18中,活动B的自由浮动时间是5天。
图6-18 关键路径法示例
6.6.2.3 关键链法
关键链法(CCM)是一种进度规划方法,允许项目团队在任何项目进度路径上设置缓冲,以应对资源限制和项目不确定性。这种方法建立在关键路径法之上,考虑了资源分配、资源优化、资源平衡和活动历时不确定性对关键路径(通过关键路径法来确定)的影响。关键链法引入了缓冲和缓冲管理的概念。在关键链法中,也需要考虑活动持续时间、逻辑关系和资源可用性,其中活动持续时间中不包含安全冗余。它用统计方法确定缓冲时段,作为各活动的集中安全冗余,放置在项目进度路径的特定节点,用来应对资源限制和项目不确定性。资源约束型关键路径就是关键链。
关键链法增加了作为“非工作进度活动”的持续时间缓冲,用来应对不确定性。如图6-19所示,放置在关键链末端的缓冲称为项目缓冲,用来保证项目不因关键链的延误而延误。其他缓冲,即接驳缓冲,则放置在非关键链与关键链的接合点,用来保护关键链不受非关键链延误的影响。应该根据相应活动链的持续时间的不确定性,来决定每个缓冲时段的长短。一旦确定了“缓冲进度活动”,就可以按可能的最晚开始与最晚结束日期来安排计划活动。这样一来,关键链法不再管理网络路径的总浮动时间,而是重点管理剩余的缓冲持续时间与剩余的活动链持续时间之间的匹配关系。
图6-19 关键链法示例
6.6.2.4 资源优化技术
资源优化技术是根据资源供需情况,来调整进度模型的技术,包括(但不限于):
资源平衡。为了在资源需求与资源供给之间取得平衡,根据资源制约对开始日期和结束日期进行调整的一种技术。如果共享资源或关键资源只在特定时间可用,数量有限,或被过度分配,如一个资源在同一时段内被分配至两个或多个活动(见图6-20),就需要进行资源平衡。也可以为保持资源使用量处于均衡水平而进行资源平衡。资源平衡往往导致关键路径改变,通常是延长。
图6-20 资源平衡
资源平滑。对进度模型中的活动进行调整,从而使项目资源需求不超过预定的资源限制的一种技术。相对于资源平衡而言,资源平滑不会改变项目关键路径,完工日期也不会延迟。也就是说,活动只在其自由和总浮动时间内延迟。因此,资源平滑技术可能无法实现所有资源的优化。
6.6.2.5 建模技术
建模技术包括(但不限于):
假设情景分析。假设情景分析是对各种情景进行评估,预测它们对项目目标的影响(积极或消极的)。假设情景分析就是对“如果情景X出现,情况会怎样?”这样的问题进行分析,即基于已有的进度计划,考虑各种各样的情景,例如,推迟某主要部件的交货日期,延长某设计工作的时间,或加入外部因素(如罢工或许可证申请流程变化等)。可以根据假设情景分析的结果,评估项目进度计划在不利条件下的可行性,以及为克服或减轻意外情况的影响而编制应急和应对计划。
模拟。模拟技术基于多种不同的活动假设[通常使用三点估算(见6..5.2.4节)的概率分布]计算出多种可能的项目工期,以应对不确定性。最常用的模拟技术是蒙特卡洛分析(见11.4.2.2节),它首先确定每个活动的可能持续时间概率分布,然后据此计算出整个项目的可能工期概率分布。
6.6.2.6 提前量和滞后量
见6.3.2.3节。提前量和滞后量是网络分析中使用的一种调整方法,通过调整紧后活动的开始时间来编制一份切实可行的进度计划。提前量用于在条件许可的情况下提早开始紧后活动;而滞后量是在某些限制条件下,在紧前和紧后活动之间增加一段不需工作或资源的自然时间。
6.6.2.7 进度压缩
进度压缩技术是指在不缩减项目范围的前提下,缩短进度工期,以满足进度制约因素、强制日期或其他进度目标。进度压缩技术包括(但不限于):
赶工。通过增加资源,以最小的成本增加来压缩进度工期的一种技术。赶工的例子包括:批准加班、增加额外资源或支付加急费用,来加快关键路径上的活动。赶工只适用于那些通过增加资源就能缩短持续时间的,且位于关键路径上的活动。赶工并非总是切实可行,它可能导致风险和/或成本的增加。
快速跟进。一种进度压缩技术,将正常情况下按顺序进行的活动或阶段改为至少是部分并行开展。例如,在大楼的建筑图纸尚未全部完成前就开始建地基。快速跟进可能造成返工和风险增加。它只适用于能够通过并行活动来缩短项目工期的情况。
6.6.2.8 进度计划编制工具
自动化的进度计划编制工具包括进度模型,它用活动清单、网络图、资源需求和活动持续时间等作为输入,使用进度网络分析技术,自动生成开始和结束日期,从而可加快进度计划的编制过程。进度计划编制工具可与其他项目管理软件以及手工方法联合使用。
6.6.3 制定进度计划:输出
6.6.3.1 进度基准
进度基准是经过批准的进度模型,只有通过正式的变更控制程序才能进行变更,用作与实际结果进行比较的依据。它被相关干系人接受和批准,其中包含基准开始日期和基准结束日期。在监控过程中,将用实际开始和结束日期与批准的基准日期进行比较,以确定是否存在偏差。进度基准是项目管理计划的组成部分。
6.6.3.2 项目进度计划
项目进度计划是进度模型的输出,展示活动之间的相互关联,以及计划日期、持续时间、里程碑和所需资源。项目进度计划中至少要包括每个活动的计划开始日期与计划结束日期。即使在早期阶段就进行了资源规划,在未确认资源分配和计划开始与结束日期之前,项目进度计划都只是初步的。一般要在项目管理计划(见4.2.3.1节)编制完成之前进行这些确认。还可以编制一份目标项目进度模型,规定每个活动的目标开始日期与目标结束日期。项目进度计划可以是概括(有时称为主进度计划或里程碑进度计划)或详细的。虽然项目进度计划可用列表形式,但图形方式更常见。可以采用以下一种或多种图形来呈现:
横道图。也称为甘特图,是展示进度信息的一种图表方式。在横道图中,进度活动列于纵轴,日期排于横轴,活动持续时间则表示为按开始和结束日期定位的水平条形。横道图相对易读,常用于向管理层汇报情况。为了便于控制,以及与管理层进行沟通,可在里程碑之间或横跨多个相关联的工作包,列出内容更广、更综合的概括性活动(有时也叫汇总活动)。在横道图报告中应该显示这些概括性活动。见图6-21中的“概括性进度计划”部分,它按WBS的结构罗列相关活动。
里程碑图。与横道图类似,但仅标示出主要可交付成果和关键外部接口的计划开始或完成日期。见图6-21的“里程碑进度计划”部分。
项目进度网络图。这些图形通常用节点法绘制,没有时间刻度,纯粹显示活动及其相互关系,有时也称为“纯逻辑图”,如图6-11所示。项目进度网络图也可以是包含时间刻度的进度网络图,有时称为“逻辑横道图”,如图6-21中的详细进度计划。这些图形中有活动日期,通常会同时展示项目网络逻辑和项目关键路径活动。本例子也显示了如何通过一系列相关活动来对每个工作包进行规划。项目进度网络图的另一种呈现形式是“时标逻辑图”,其中包含时间刻度和表示活动持续时间的横条,以及活动之间的逻辑关系。它用于优化展现活动之间的关系,许多活动都可以按顺序出现在图的同一行中。
图6-21 项目进度计划示例
图6-21是一个正在执行的示例项目的进度计划,其实际工作已经进展到数据日期(记录项目状况的时间点,有时也叫截止日期或状态日期)。针对一个简单的项目,图6-21给出了进度计划的三种形式:(1)里程碑进度计划,也叫里程碑图;(2)概括性进度计划,也叫横道图;(3)详细进度计划,也叫项目进度网络图。图6-21还直观地显示出这三种不同层次的进度计划之间的关系。
6.6.3.3 进度数据
项目进度模型中的进度数据是用以描述和控制进度计划的信息集合。进度数据至少包括进度里程碑、进度活动、活动属性,以及已知的全部假设条件与制约因素。所需的其他数据因应用领域而异。经常可用作支持细节的信息包括(但不限于):
按时段计列的资源需求,往往以资源直方图表示;
备选的进度计划,如最好情况或最坏情况下的进度计划、经资源平衡或未经资源平衡的进度计划、有强制日期或无强制日期的进度计划;
进度应急储备。
进度数据还可包括资源直方图、现金流预测,以及订购与交付进度安排等。
6.6.3.4 项目日历
在项目日历中规定可以开展进度活动的工作日和工作班次。它把可用于开展进度活动的时间段(按天或更小的时间单位)与不可用的时间段区分开来。在一个进度模型中,可能需要采用不止一个项目日历来编制项目进度计划,因为有些活动需要不同的工作时段。可能需要对项目日历进行更新。
6.6.3.5 项目管理计划更新
项目管理计划中可能需要更新的内容包括(但不限于):
进度基准(见6.6.3.1节);
进度管理计划(见6.1.3.1节)。
6.6.3.6 项目文件更新
可能需要更新的项目文件包括(但不限于):
活动资源需求。资源平衡可能对所需资源类型与数量的初步估算产生显著影响。如果资源平衡改变了项目资源需求,就需要对其进行更新。
活动属性。更新活动属性(见6.2.3.2节)以反映在制定进度计划过程中所产生的对资源需求和其他相关内容的修改。
日历。每个项目都可能有多个日历,如项目日历、单个资源的日历等,作为规划项目进度的基础。
风险登记册。可能需要更新风险登记册,以反映进度假设条件所隐含的机会或威胁。